Prowadzenie biznesu bez papieru to nie tylko nowy trend, wprowadzony na czas pandemii. To przede wszystkim krok w kierunku stworzenia nowoczesnego miejsca pracy, w którym kładziemy nacisk na efektywność podejmowanych działań, dbanie o bezpieczeństwo procesów biznesowych, szybszą obsługę klienta i ochronę środowiska naturalnego.
Jak korzystanie z Odoo pomaga zmniejszyć ilość papieru, zużywanego każdego dnia?
Zostań paperless company z Odoo
Pandemia jedynie przyspieszyła nieunikniony proces cyfryzacji biznesu. Przenosząc swoje stanowisko pracy do domu, a cały proces zarządzania firmą do internetu, dostajemy ważną lekcję, że stare podejście do prowadzenia firmy nie jest najlepszym rozwiązaniem. Wręcz przeciwnie - odpowiednio przeprowadzona cyfryzacja niezwykle ułatwia i przyspiesza pracę.
W Odoo oddajemy do Twojego użytku aplikacje, które pomogą Ci zarządzać dokumentami w Twojej firmie. Poniżej przybliżymy działanie najważniejszych z nich.
Organizowanie przychodzących dokumentów - Dokumenty Odoo
Aplikacja Dokumenty w Odoo ma za zadanie odpowiednio skatalogować wszystkie przychodzące - zarówno mailowo, jak i poprzez skaner - dokumenty. Do niej trafiają także dokumenty w formie cyfrowej, tworzone bezpośrednio przez firmę.
Jak to się dzieje? W uproszczeniu - wszystkie dokumenty przychodzące, przechodzą przez bramkę e-mailową przypisaną do danego działu, która tworzy dokument z każdego załącznika, wysłanego w wiadomości mailowej. Tak stworzone dokumenty katalogowane są w odpowiednim folderze. Zautomatyzowane rozwiązanie pozwala zaoszczędzić dużo czasu, który zazwyczaj pochłania porządkowanie skrzynki mailowej.
Wszystkie skatalogowane dokumenty są organizowane przy pomocy tagów, dotyczących ich statusu. Dzięki temu po jednym rzucie oka na skrzynkę wiesz, które z nich wymagają walidacji, a które mogą zostać przesłane dalej.
Aby zarządzać otrzymanym dokumentem w Odoo, nie musisz go drukować, pobierać na komputer czy przesyłać mailem. Gdy klikniesz na niego w aplikacji Dokumenty, możesz bezpośrednio wykonać akcje takie, jak wypełnienie dokumentu, podpisanie go, przesłanie innej osobie do podpisu, stworzenie zadania do wykonania czy dyskutowanie nad nim ze współpracownikiem.
Dzięki aplikacji Dokumenty, ograniczasz do zera ryzyko błędu ludzkiego. Nie pominiesz żadnego maila, bo automatycznie zostanie on skatalogowany w odpowiednim folderze. Nie zgubisz ważnego dokumentu w drodze do biurka szefa. Nie przeoczysz terminu płatności faktury, która utonie w spamie czy mailach z zadaniami do wykonania. Jednym słowem - wyeliminujesz najczęstsze ryzyko powstania błędu - działanie pracownika.
Podpis elektroniczny w Odoo
Aplikacja Podpis, w pełni zintegrowana z aplikacją Dokumenty, pozwala na podpisywanie lub proszenie odpowiedniej osoby o złożenie podpisu na dokumencie kilkoma kliknięciami. Aby podpisać dokument z pomocą aplikacji, nie trzeba ago drukować, pobierać, nie trzeba mieć specjalnego oprogramowania do jego edycji. Dodatkowo, aplikacja sama przypomni o konieczności złożenia podpisu.
Dzięki aplikacji Podpis elektroniczny, zaoszczędzisz czas, niezbędny na pobranie, wydrukowanie, dostarczenie, podpisanie, odebranie i zeskanowanie/wysłanie dokumentu - do kilku kliknięć myszką.
Biznes bez papieru
Prowadzenie paperless company to nie tylko ograniczenie ilości przychodzących i wychodzących papierowych dokumentów. To rezygnacja z używania papieru także w różnych, często małych procesach, prowadzonych na co dzień przez firmę. Pomóc w tym mogą aplikacje Odoo.
Zakupy - z tą aplikacją możesz zautomatyzować proces zamawiania zakupów i zarządzać nim na podstawie dotychczasowej historii zużycia i zamówień.
Zarządzanie produkcją - to aplikacja, która pozwoli Ci m. in. przechowywać wszystkie dokumenty, niezbędne do kontroli linii produkcyjnej bez konieczności ich drukowania.
Obecność - zrezygnuj z papierowych kart pracy na rzecz aplikacji Obecność, która rejestruje czas pracy pracowników.
Długa droga jednego dokumentu
Praca z dokumentami w formie papierowej jest nie tylko droga, ale i zupełnie nieefektywna czasowo. Każdy dokument, na którym pracujemy, musi zostać wydrukowany i odpowiednio skatalogowany - niektóre trafią na biurko szefa z adnotacją (zrobioną na osobnej karteczce!) do podpisu, inne do koperty, którą zostaną wysłane do klientów, a jeszcze inne - wprost do segregatora i na półkę.
Każda z wymienionych czynności angażuje pracowników, którzy muszą poświęcić swój czas na przeniesienie kilku kartek z jednego pomieszczenia do drugiego czy wysłanie ich pocztą.
Ekologiczna decyzja
Wszyscy mamy świadomość tego, jak nasza działalność wpływa na planetę, na której żyjemy. Do dbania o ziemię muszą włączyć się nie tylko gospodarstwa domowe ale także - a nawet przede wszystkim - firmy. Jaki sens ma zużywanie prądu, tuszu i papieru na dokumenty, które pod koniec dnia trafią do niszczarki? Po co wysyłać pocztą umowy czy faktury, które doskonale zabezpieczone i odpowiednio podpisane, mogą zostać przesłane mailowo?
10 000 arkuszy papieru
Statystycznie, każdy pracownik biurowy zużywa aż do 10 000 arkuszy papieru rocznie - z czego około 45% ląduje w śmietniku. Wykorzystanie tak dużej ilości papieru to przykład nieefektywnego wykorzystywania budżetu firmy. A jest na czym oszczędzać - okazuje się, że przeciętna organizacja przeznacza około 15% swoich przychodów na tworzenie, zarządzanie i dystrybuowanie dokumentów w formie papierowej.